为规范本科生海外学习的管理流程，确保学生在国际交流与学习期间的安全与学术发展，江南官方网站特制定本管理规定。此规定适用于学院所有本科生参与的海外学习、交流与实践活动，包括短期交流、学期交换、联合培养及海外实习等项目。

一、制度目标

1. 规范学院本科生海外学习的审批与管理流程，确保项目的顺利实施。

2. 强调学生在海外学习期间的纪律与责任，保障学术和人身安全。

3. 为学生提供学术支持和行政保障，提升海外学习的效果与体验。

 

二、适用范围

本规定适用于江南官方网站全日制本科生，涵盖以下海外学习形式：

1. 短期交流项目：寒暑假期间的语言学习、文化交流或学术研讨项目。

2. 学期交换项目：赴海外高校进行1-2个学期的课程学习，修读相关学分。

3. 联合培养项目：与海外高校合作的联合培养项目。

4. 海外实习与实践：参与国际组织、企业或机构的实习实践项目。

5. 其他学院或学校认可的海外学习与交流活动。

 

三、申请及审批流程

1. 出访申报手续  

 无论经费来源，所有学生在出访前均须办理北京大学学生出访申报手续，未办理者将不予认可其交流成果。

2. 在线审批流程  

 学生需在出访前登录“校内门户”，根据实际出访情况填写并提交出国审批申请，并按系统提示上传以下材料：  

 - 接收方邀请函或录取通知书

 - 家长知情同意书

 - 其他必要材料  

 学生须至少提前7天在系统中提交出访申请，若因提交不及时导致审批流程无法完成，责任由学生自行承担。

3. 审批环节  

 - 系所负责人审批：系所负责人对申请学生的学术计划、出访必要性等进行初审。  

 - 学院审批：学院行政及党委负责人对学生的申请材料进行审核，确保符合学院及学校规定。  

 - 学校审批：学院审核通过后，申请材料将依次进入教务部及国际合作部审核。

4. 查询与修改  

 - 学生可自行在系统中查询各单位的审批结果。  

 - 若审核未通过，学生可在审批意见中查看未通过原因；若被退回，学生需根据审批意见修改后重新提交，重新进入审批流程。

5. 转学分备案  

 - 出访超过1周的学生须在系统中打印转学分备案表，经系主任审核签字后提交学院及教务部进行审核备案。  

 - 未完成备案手续的学生，交流结束后将无法办理学分转换。

 

四、学分转换与管理

1. 学生在海外学习期间修读的课程，需提前经过学院和教务部的认定，确保与北大课程体系的匹配性。  

2. 学分转换需符合以下条件：  

 - 学生完成所有出访申报及审批手续。  

 - 提供目标高校或机构的正式成绩单及课程说明。

 - 教务部或相关院系要求的其他证明材料。

3. 未办理出访申报手续的学生，交流结束后不予办理学分转换，并按学籍管理的有关规定处理。

 

五、学生义务

1. 纪律要求  

 - 学生在海外期间须遵守目标高校及当地法律法规，维护北大学生的良好形象。  

 - 严格按照出访计划完成学习任务，不得擅自改变学习内容或延长/缩短学习时间。  

2. 安全责任  

 - 学生需购买符合学校要求的海外保险，并参加学院组织的行前安全培训。  

 - 在海外期间，保持与学院的定期联系，遇到突发情况需及时向学院报告。  

3. 总结汇报  

 - 海外学习结束后，学生需提交不少于1000字的学习总结报告，分享学习经验，并接受学院的学术与行政反馈。  

 

六、经费支持

1. 资助范围与标准

针对由系所组织的学生出访活动，学院将根据学生的具体申请情况提供一定的经费资助，资助范围包括学生境外往返机票费用。

原则上，每次出访活动的资助总额上限为5000元，每位学生的资助金额上限为2000元。具体资助金额将根据学生申请人数、出访目的、活动性质及经费来源等因素综合评定。

学生个人申请的其他出访项目（如国家留学基金委、国际合作部及其他院系组织的出访）不得重复申请学院资助。

由于教学经费有限，学院将根据申请提交的时间顺序及具体情况进行统筹安排。

2. 经费申请与审批流程

系所需在出访活动开始前至少一个月提交详细的经费使用计划，包括活动预算、资助申请名单、学生出访具体安排及相关证明材料。

经费使用计划需经系所负责人审核后报送学院，由学院分管教学院长及财务部门进行审定，确保经费使用的合理性与规范性。

学院将根据审核结果确定资助金额，出访人员可在回国后根据实际情况实报实销。

3. 经费使用要求

经费使用应严格按照提交的计划执行，任何调整须提前向学院报备并获得批准。

学生需妥善保管相关票据和证明材料，活动结束后及时提交详细的经费使用报告，包括实际支出明细及票据复印件，确保经费使用的透明性和合规性。

对于违规使用或不按要求提交材料的情况，学院有权取消资助资格，并视情况追回已拨付经费。

七、附则

1. 为确保毕业年级学生的学业进度和毕业安排，原则上大四年级学生不得参加长期（一个月及以上）的交换项目。特殊情况需经学院审批同意后方可参加。

2. 学生原则上不得前往非语言对象国进行交换学习。非语言对象国开设的语言课程通常无法等同于语言对象国的核心或专业课程级别，可能影响学分转换，从而对学生的毕业安排造成不利影响。特殊情况需提供充分理由，并经学院审批同意后方可进行。

3. 本规定由江南官方网站负责解释和修订。  

4. 本规定自发布之日起实施，未尽事宜以学校相关规定为准。

 

江南官方网站

2024年11月29日